Inovasi dalam Organisasi

INOVASI DALAM ORGANISASI

1.       PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi adalah suatu sistem yang stabil, yang merupakan perwujudan kerja sama antara individu-individu untuk mencapai tujuan bersama, dengan mengadakan jenjang dan pembagian tugas tertentu. (Rogers, 1983).

Syarat-syarat Organisasi :

• ·         Memiliki tujuan yang dirumuskan dengan jelas.

• ·         Memiliki pembagian tugas yang jelas. Suatu organisasi pasti terdiri dari beberapa posisi yang semuanya mempunyai tanggungjawab dan tugas yang jelas. Meski memungkinkan adanya pergantian orang dalam suatu organisasi, namun tugas dan fungsi masing-masing posisi itu tidak berubah dan tetap pada tujuan organisasi.

• ·         Memiliki kejelasan struktur otoritas (kewenangan). Tidak semua posisi dalam organisasi memiliki kewenangan yang sama. Dan dalam pengaturan kewenangannya diperjelas tentang pertanggung jawaban setiap posisi.

• ·         Memiliki aturan dasar/umum (tujuan, syarat susunan pengurus dll.) dan aturan khusus (perincian kegiatan, cara pembentukan pengurus dll.) atau biasa disebut dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

• ·         Pola hubungan informal. Organisasi yang sangat ketat, penuh dengan birokrasi kaku dan sangat formal akan menghilangkan unsur manusiawi dalam kinerja antar anggotanya. Maka suatu organisasi haruslah menggunakan pola informal dalam hubungan antar anggotanya untuk menghilangkan ketegangan dan bisa lebih akrab namun tetap bertanggung jawab satu sama lain.

Disini, proses inovasi dalam organisasi sasarannya adalah tetap pada masing-maaing individu namun tetap terikat pada aturan organisasi tersebut. Pemikiran kebanyakan orang adalah dalam upaya mempertahankan kestabilan organisasi, para anggota organisasi tidak terlalu menginginkan inovasi. Padahal pada kenyataannya suatu organisasi selalu berhadapan dengan inovasi dan sebenarnya inovasi itu adalah suatu proses kemajuan organisasi.

2.       KEPEKAAN ORGANISASI TERHADAP INOVASI

Kepekaan disini berarti berhubungan dengan sejauh mana organisasi itu peka terhadap inovasi (lebih cepat menerima inovasi).

Ada beberapa variabel yang mempengaruhi kepekaasn organisasi terhadap inovasi, yaitu :

·         Ukuran suatu organisasi. Makin besar ukuran suatu organisasi makin cepat menerima inovasi.

·         Karakteristik struktur organisasi, yang mencakup ;

-          Sentralisasi. Kewenangan dan kekuasaan dalam organisasi dikendalikan oleh beberapa orang tertentu. Hal ini mempunyai hubungan negatif terhadap kepekaan organisasi.

-          Kompleksitas. Artinya suatu organisasi terdiri dari orang-orang yang memiliki keahlian dan pengetahuan yang tinggi. Hal ini mempunyai hubungan positif terhadap kepekaan organisasi.

-          Formalitas. Artinya organisasi ini selalu menekankan pada prosedur dan aturan-aturan baku dalam berogranisasi. Hal ini mempunyai hubungan negatif terhadap kepekaan organisasi.

-          Keakraban hubungan antar anggota. Hal ini juga jelas mempunyai hubungan positif terhadap kepekaan organisasi.

-          Kelenturan organisasi. Artinya sejauh mana organisasi mau menerima sumber dari luar yang tidak ada kaitannya secara formal. Hal ini mempunyai hubungan positif terhadap kepekaan organisasi.

-          Karakteristik perorangan (pemimpin). Ketika seorang pemimpin memiliki sikap yang terbuka terhadap inovasi maka semakin cepat organisasi itu menerima inovasi.

-          Karakteristik eksternal organisasi. Hal ini berkaitan dengan sistem yang di anut oleh organisasi. Apabila organisasi tersebut menganut sistem terbuka dalam arti mau menerima pengaruh dari luar sistem, maka organisasi tersebut akan cepat menerima inovasi.

3.       KEPUTUSAN INOVASI DALAM ORGANISASI

Pengambilan keputusan dalam suatu organisasi sangat penting karena menyangkut masa depan organisasi, apakah keputusan itu membawa keberhasilan ataukah kegagalan dikarenakan kesalahan dalam mengambil keputusan.

Dalam kaitannya dengan inovasi, metode ataupun cara yang dilakukan tidaklah sama dengan langkah-langkah pengambilan keputusan biasa dimana resiko sudah diketahui, maka perbedaannya disini adalah bahwa pengambilan keputusan inovasi itu dimulai dengan adanya serba tak tentu (uncertainty).

Dalam organisasi, hal-hal atau faktor yang merangsang adanya inovasi ialah terjadinya performance gaps (kesenjangan penampilan) yaitu kondisi dimana adanya perbedaan antara apa yang ditampilkan dengan apa yang seharusnya dilakukan ketika keputusan diambil. Dalam hal ini bisa saja berbentuk macam-macam masalah organisasi.

Nah, ada beberapa hal yang menyebabkan terjadinya kesenjangan penampilan ini, yaitu :

·         Apabila penentuan kriteria keberhasilan suatu program organisasi tidak tepat. Misalnya persyaratan yang terlalu tinggi dan tidak berimbang dengan kinerja dan SDM.

·         Apabila suatu organisasi ingin meningkatkan kualitasnya. Misal ketika suatu organisasi yang tengah berjalan dengan mantap, tidak ada masalah yang berarti. Namun sangb pemimpin ingin sekali mengingkatkan kualitas dengan menambahkan syarat-syarat baru dan semacamnya yang menyebabkan apa yang diharapkan oleh pemimpin tidak sama dengan apa yang dilakukan para anggotanya.

·         Apabila terjadi perubahan intern organisasi :

-          Adanya pemimpin atau pejabat baru yang membawa aturan dan harapan baru.

-          Perubahan teknologi.

·         Apabila terjadi perubahan di luar organisasi (faktor lingkungan).

-          Permintaan kebutuhan atau layanan adri masyarakat berubah.

-          Terjadinya perubahan karena teknologi varu yang digunakan secara luas.

-          Terjadi perubahan organisasi sebagai dampak dari kerja sama dengan pihak luar.

Tipe-tipe pengambilan keputusan inovasi dalam organisasi

Ada dua tipe pengambilan keputusan inovasi yang sering digunakan dalam organisasi, perbedaannya adalah sejauh mana anggota organisasi dapat ikut berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan, kedua tipe itu ialah :

·         Keputusan Otoritas

Keputusan otoritas dibuat oleh seorang atau sekelompok kecil orang-orang yang sering disebut juga sebagai “kelompok dominan” dalam suatu organisasi. Dalam hal ini keputusan untuk menolak atau menerima inovasi dipaksakan kepada anggota organisasi oleh para petinggi organisasi. Ada dua macam keputusan otoritas yang sering dgunakan dalam organisasi formal yaitu :

-          Keputusan otoritas dengan partisipasi anggota organisasi (pendekatan partisipatif).

Rogers dan Soemaker (1971) membuat hipotesa bahwa kecepatan penerimaan inovasi lebih cepat dengan menggunakan pendekatan otoritatif.

-          Keputusan otoritas tanpa partisipasi anggota organisasi (pendekatan otoritatif).

Zaltman, Duncan dan Holbek (1973) mengemukakan bahwa perubahan yang disebarkan dengan menggunakan pendekatan otoritatif banyak yang tidak berkelanjutan daripada perubahan yang disebarkan menggunakan pendekatan partisipatif.

Keputusan otoritas biasanya dipandang lebih efisien karena urutan pentahapan proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat.

·         Keputusan Kolektif

Rogers dan Soemaker (1971) mendefinisikan keputusan kolektif sebagai suatu cara yang digunakan para anggota sistem sosial untuk menerima atau menolak inovasi dengan kesepakatan bersama dan semua anggota harus menerima keputusan yang telah dibuat bersama tersebut. Keputusan kolektif biasanya digunakan oleh organisasi yang dibentuk secara suka rela, misalnya organisasi kesenian atau olahraga.

Menurut Schein, ada dua hal yang menghambat dilaksanakannya pengambilan keputusan, yaitu :

-          Anggota minoritas sering merasa tidak cukup waktu pada saat mendiskusikan hal yang diputuskan itu, sehingga mereka belum memahami secara mendalam.

-          Kelompok minoritas menganggap bahwa dalam pemungutan suara itu terjadi dua kelompok yang bersaing, saat ini mereka kalah dan mereka akan menunggu kesempatan untuk berjuang mendapatkan kemenangan pada pemungutan suara di waktu yang akan datang.

Tipe keputusan kolektif dapat memberikan fasilitas proses inovasi dalam beberapa cara, antara lain :

-          Terjadi mekanisme umpan balik secara internal.

-          Setiap anggota mendapat kesempatan untuk dapat memahami akan kebutuhan inovasi.

-          Memberikan kemungkinan lancarnya pelaksanaan implementasi.

-          Meningkatnya kerja sama antar anggota dalam proses keputusan inovasi juga akan mempengaruhi kelancaran implementasi.

Proses keputusan inovasi secara kolektif sangat tepat digunakan dan akan efektif apabila partisipan (anggota organisasi) merasa bahwa :

-          Inovasi ditempatnya bekerja relevan dengan keperluannya.

-          Mereka memiliki kemampuan untuk memulai dan menerapkan inovasi.

-          Mereka mempunyai kewenangan untuk menggunakan inovasi.

Apabila persyaratan tersebut tidak terpenuhi, maka kombinasi antara tipe keputusan kolektif dan otoritas lebih tepat digunakan.

4.       PROSES INOVASI DALAM ORGANISASI

Proses inovasi adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh individu atau organisasi, mulai dari sadar atau tahu adanya inovasi sampai menerapkan (implementasi) inovasi. Dalam mempelajari proses inovasi, para ahli menggunakan berbagai model untuk mengidentifikasi kegiatan apa saja yang dilakukan oleh individu ataupun organisasi selama proses itu berlangsung. Berikut contoh model proses inovasi yang berorientasi pada individual dan organisasi :

Model yang Berorientasi pada Individual : Rogers & Shoemaker (1971).

 

Model yang Berorientasi pada Organisasi : Zaltman, Duncan & Holbek (1973).

I.        Tahap permulaan (inisiasi)

1.       Langkah pengetahuan dan kesadaran.

2.       Langkah pembentukan sikap terhadap inovasi.

3.       Langkah keputusan.

II.      Tahap Implementasi

1.       Langkah awal implementasi.

2.       Langkah kelanjutan pembinaan

Berikut penjelasan mengenai model di atas :

I.        Tahap Permulaan (initiation stage)

1.       Langkah pengetahuan dan kesadaran.

Sebelum inovasi dapat diterima, calon penerima harus sudah menyadari bahwa ada inovasi dan dengan demikian ada kesempatan untuk menggunakan inovasi dalam organisasi. Jika kita lihat kaitannya dengan organisasi maka adanya kesenjangan penampilan dapat mendorong untuk mencari suatu inovasi.

2.       Langkah pembentukan sikap terhadap inovasi

Ada dua sikap yang akan ditunjukkan oleh anggota organisasi terhadap adanya inovasi :

a.       Sikap terbuka terhadap inovasi, yang ditandai dengan :

-          Kemauan anggota organisasi untuk mempertimbangkan inovasi.

-          Mempertanyakan inovasi (sceptic).

-          Merasa bahwa inovasi akan dapat meningkatkan kemampuan organisasi dalam menjalankan fungsinya.

b.      Memiliki persepsi tentang potensi inovasi yang ditandaidengan adanya pengamatan yang menunjukkan :

-          Bahwa ada kemampuan bagi organisasi untuk menggunakan inovasi.

-          Organisasi pernah mengalami keberhasilan pada masa lalu dengan menggunakan inovasi.

-          Adanya komitmen atau kemampuan untuk bekerja dengan menggunakan inovasi serta siap untuk menghadapi kemungkinan timbulnya masalah dalam penerapan inovasi.

3.       Langkah pengambilan keputusan

Pada langkah ini segala informasi tentang potensi inovasi di evaluasi. Jika unit pengambilan keputusan dalam organisasi menganggap bahwa inovasi itu memang dapat diterima dan ia senang untuk menerimanya maka inovasi akan diterima dan diterapkan dalam organisasi. Begitupun sebaliknya. Hal yang harus diperhatikan adalah pengumpulan informasi sebanyak-banyaknya mengenai inovasi yang akan diterima/ditolak agar tidak terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan.

II.      Tahap Implementasi (Penerapan)

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan oleh para anggota organisasi ialah menggunakan dan menerapkan inovasi. Ada dua langkah yang harus dilakukan, yaitu :

1.       Langkah awal implementasi.

Pada langkah ini organisasi mencoba menerapkan sebagian inovasi.

2.       Langkah kelanjutan oembinaan penerapan inovasi.

Jika pada penerapan awal telah berhasil, para anggota telah mengetahui dan memahami inovasi serta memperoleh pengalaman dalam menerapkannya maka tinggal melanjutkan dan menjaga kelangsungannya.